پورتال یعنی چه؟ و به چه معناست؟
پورتال یک پلتفرم مبتنی بر وب است که اطلاعات را از منابع مختلف در یک رابط کاربری جمع‌آوری می‌کند و مرتبط‌ترین اطلاعات را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. با گذشت زمان، پورتال های وب ساده به پلتفرم های پورتالی تبدیل شده اند که از ابتکارات تجربه مشتری دیجیتال پشتیبانی می کنند.
همچنین پورتال ها به مشتری امکان دسترسی فوری به نیازهای خدمات خود را می دهند و کسب و کارها با کاهش هزینه های پشتیبانی، از آن بهره مند می شوند.همچنین به مشتریان اجازه دسترسی 24 ساعته برای خرید و پرداخت داده می‌شود، در حالی که کسب‌وکارها فرصت‌های بیشتری برای درآمدزایی دارند.
پورتال سازمانی چیست؟
هنگامی که سازمان‌ها نیاز به مدیریت فرآیندها، ارائه خدمات و مدیریت اطلاعات سازمانی به صورت آنلاین دارند، استفاده از پورتال سازمانی مطرح می‌شود. پورتال اطلاعات سازمانی یا Enterprise Information Portal (EIP) دسته‌ای از نرم‌افزارهای کاربردی است که سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا اطلاعات ذخیره‌شده در داخل و خارج سازمان را به یکدیگر متصل کنند و یک دروازه واحد برای ارائه اطلاعات شخصی‌سازی‌شده مورد نیاز برای تصمیم‌گیری آگاهانه مدیران در اختیار کسب و کارها قرار می‌دهند.
استفاده از این پورتال‌ها تجمیع، مدیریت، تجزیه و تحلیل و توزیع اطلاعات در داخل و خارج از یک شرکت را تسهیل می‌کند و در نتیجه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا خدمات و فرآیندهای خود را تسریع کرده و کیفیت آنها را بهبود ببخشند. یکپارچه‌سازی و عرضه اطلاعات، دو کارکرد اصلی پورتال سازمانی است. به عبارتی، این پورتال‌ها اطلاعات را از چندین منبع استخراج کرده و آنها را در پورتال ادغام می‌کنند.
نمونه‌های پورتال‌های سازمانی:
- پورتال‌های سیستم مدیریت محتوا (CMS)
- سامانه مدیریت اسناد (DMS)
- نرم‌افزارهای مشارکتی (شامل ابزارهای مدیریت تیم مانند: Trello)
- نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری
- پورتال مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)
- پورتال کارکنان سازمان
- پورتال هوش تجاری
- پورتال دانشنامه سازمانی
پورتال سازمانی امکان ارائه و مشاهده اطلاعات، همچنین انجام و دریافت سرویس های متنوع، مربوط به منابع جداگانه، که به نوعی در ارتباط با یکدیگر هستند را از طریق کانالی واحد فراهم می آورد. به صورت کلی پورتال وب سایتی است که اطلاعات، سیستم‌ها و خدمات سیستمهای نرم افزاری مختلف و مرتبط را یکپارچه می‌کند. پورتال پیچیدگی خدمات و اطلاعات را با ارایه یک رابط واحد برای کاربر تسهیل می‌کند. پورتال مرتبط ترین اطلاعات مربوط به هر کاربر و مورد نیاز آن کاربر را در اختیار وی قرار می‌دهد.
بیشتر بخوانید: در ارسال خبرنامه چه اصولی باید رعایت شود؟
کاربردهای پورتال سازمانی چیست؟
- بهبود عملیات دسترسی و پردازشی همچنین اشتراک اطلاعات، گردش کار و یکپارچگی در مجموعه سازمان
- برقراری ارتباط مشتریان با سازمان و یا حتی مابین چند سازمان
- گسترش فعالیت های داخل سازمان به بیرون از آن جهت بالا بردن میزان کارآمدی سیستم و جلب رضایت مخاطبین
- انجام برخی امور مشتریان توسط خودشان از طریق فرم های الکترونیکی و اعلام اخبار و بیانیه های سازمانی
- دسترسی یکپارچه به خدمات سازمان از هر نقطه تنها از طریق مرورگر
- قابلیت دسترسی از طریق دستگاه هائی مانند تلفن همراه و تبلت
- جستجو بر اساس فیلدهای اطلاعاتی و کلیه محتوای دانشهای بارگذاری شده با اعمال سطح دسترسی
- قابلیت شخصی سازی خدمات و سرویسهای پورتال بر اساس نیاز بازدید کننده
- با استفاده از پورتال قادر خواهید بود تمامی سرویسها، اطلاعات، هشدارها، و… را در ساختاری واحد و زیرساختی یکسان برای بسترهای اینترانت، اکسترانت و اینترنت در اختیار مصرف کنندگان قرار دهید.
مزایای استفاده از پورتال سازمانی چیست؟
- اطلاع رسانی صحیح به لایه های مختلف سازمان و افزایش کیفیت اطلاعات عواملی است که در دنیای امروز به عنوان نگرانهای سازمانهای پیشرو مطرح می باشد.
- طراحی صحیح یک پورتال سازمانی که به عنوان نقطه شروع همه فعالیتهای سازمان باشد و به منابع مختلف اطلاعات در نرم افزارهای دیگر سازمان دسترسی داشته باشد مزایای زیر را برای سازمان به همراه دارد.
- خلاصه ای از تمام اطلاعات سازمان را که به گونه ای به شما مرتبط می شود. صرف نظر از نوع سیستم نرم افزاری که آنرا مدیریت می‌کند. در اختیار شما قرار می گیرد.
- کنترل صحت اطلاعات از حالت متمرکز خارج شده و هر فرد خود مسئولیت بررسی اطلاعاتش را عهده دار می گردد.(تمرکززدایی)
- مراجعات حضوری/تلفنی/کاغذی و… به واحدهای خدمات دهنده مانند اداری، مالی در سازمان شما به شکل قابل توجهی کاهش می یابد
- باعث صرفه جویی در وقت و کاغذ شده و افزایش رضایت پرسنل را به همراه خواهد داشت.
- رانتهای اطلاعاتی کاهش یافته و احتکار دانش به حداقل می رسد و مدیریت سازمان سهل تر خواهد شد.
تفاوت پورتال با وبسایت چیست؟
برای پاسخ به این پرسش که پورتال سازمانی چیست، ایتدا باید تفاوت پورتال با وبسایت را بدانید. اگرچه پورتال‌ها نیز در واقع وبسایت محسوب می‌شوند، اما هنگام استفاده از آنها متوجه تمایز آنها با وب‌سایت‌ها خواهید شد، زیرا آنها خدماتی بیشتر از وب‌سایت‌ها در اختیار ما قرار می‌دهند.
به عنوان مثال وب‌سایت‌های سازمان‌هایی مانند بانک‌ها، شرکت‌های بیمه، سازمانهای دولتی، شهرداری‌ها و حتی شرکت‌های خصوصی با وب‌سایت‌های خبری متفاوت هستند، زیرا امکانات خاص خود را دارند.
پورتال سازمانی پلت‌فرمی برای یکپارچه‌سازی اطلاعات، افراد و فرآیندهاست. از نمونه‌های رایج آن، پورتال ورودی دانشجویان در دانشگاه‌هاست که امکانات مختلفی از جمله ثبت‌نام در کلاس‌ها را برای دانشجویان فراهم می‌کند. به همین دلیل، پیاده‌سازی این پورتال‌ها نیز متفاوت از پیاده‌سازی وب‌سایت‌ها است.
تفاوت بین اپلیکیشن و پورتال چیست؟
بزرگترین تفاوت شاید این است که پورتال وب برای دسترسی به اتصال اینترنت نیاز دارد در حالی که برنامه موبایل به طور فیزیکی روی دستگاه مورد استفاده قرار دارد. این بدان معناست که برنامه موبایل می‌تواند به صورت آفلاین مورد استفاده قرار گیرد و پس از دسترسی به اتصال، داده‌ها را می‌توان همگام‌سازی، آپلود یا به‌روزرسانی کرد.
پورتال‌های شرکتی چیست؟
در طی دهه گذشته شبکه‌های داخلی شرکت‌ها به شدت رشد کرده و رفته رفته مدیران این شبکه‌ها با انبوهی از اطلاعات و کاربران مواجه شدند که مدیریت آنها کار ساده‌ای نبود. در ضمن، کاربران هم برای استفاده از این شبکه‌ها مشکلات زیادی داشتند.
در واقع، رویکرد متمرکز نمودن سیستم اطلاعات شرکت کافی نبود و کاربران خواستار شخصی‌سازی و سفارشی‌سازی محیط کاربری خود بودند. در این زمان بود که ابزارهایی تولید شد تا مدیران شبکه‌ها بتوانند داده‌ها، اطلاعات و نرم‌افزارهای شرکت را به صورت متمرکز و از طریق نمایی با قابلیت شخصی‌سازی ارائه نمایند.
به علاوه این پورتال‌ها امکاناتی نظیر مدیریت گردش کار، محیط همکاری گروه‌های کاری به صورت آنلاین و مدیریت مستندات با سطوح دسترسی و انتشار سیاست‌گذاری شده را نیز ارائه کردند. این نرم‌افزارها دسترسی‌های داخلی و خارجی را بر اساس سیستمهای اعتبار سنجی ایمن (Secure Authentication) و به صورت Single Sign-on میسر می‌ساختند.
با ورود استاندارد JSR 168 به عرصه توسعه پرتال‌ها، امکان ایجاد ارتباط بین ابزارهای پورتال‌های مختلف با هم میسر شد و عمکلرد پورتال‌ها بیش از پیش توسعه یافت و وارد عرصه‌های جدیدی شد. پرتال‌های شرکتی ابزارهای مختلفی را ویژه مشتریان و پرسنل در خود جای داده‌اند که امکان اخذ سرویس را توسط خود کاربران و به صورت هوشمند امکان‌پذیر ساخته است.
سخن پایانی:
به طورکلی پورتال یک پلتفرم مبتنی بر وب است که اطلاعات را از منابع مختلف در یک رابط کاربری جمع‌آوری می‌کند و مرتبط‌ترین اطلاعات را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. با گذشت زمان، پورتال های وب ساده به پلتفرم های پورتالی تبدیل شده اند که از ابتکارات تجربه مشتری دیجیتال پشتیبانی می کنند. همچنین پورتال سازمانی امکان ارائه و مشاهده اطلاعات، همچنین انجام و دریافت سرویس های متنوع، مربوط به منابع جداگانه، که به نوعی در ارتباط با یکدیگر هستند را از طریق کانالی واحد فراهم می آورد. به صورت کلی پورتال وب سایتی است که اطلاعات، سیستم‌ها و خدمات سیستمهای نرم افزاری مختلف و مرتبط را یکپارچه می‌کند.
شما همراهان گرامی می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه دیجیتال مارکتینگ، خدمات تولید محتوا و سئو همچنین طراحی وبسایت برای کسب و کارتان با مشاوران ما در گروه امین پردازش در تماس باشید.
